Inicio y acceso

Ingreso al sistema

Desde la pantalla de acceso se ingresa con correo y clave. En modo demo tambien se puede entrar con perfiles de Administrador, Produccion, Deposito o Ventas.

Use el boton Entrar para acceder con sus credenciales.
Use Salir en la barra superior para cerrar sesion.
El menu lateral muestra los modulos disponibles para su perfil.

Uso de filtros

La mayoria de los listados tienen buscador, filtros por estado y filtros por fechas. Sirven para ubicar registros sin recorrer toda la tabla.

Presione Filtrar para aplicar la busqueda.
Use Limpiar para volver al listado completo.
Los selects con buscador permiten escribir parte del nombre.

A quien esta dirigido

Tipo de empresa

Este sistema esta dirigido a empresas que fabrican productos mediante formulas y necesitan controlar materias primas, lotes, produccion, calidad, trazabilidad, compras, ventas y reportes.

Fabricas quimicas.
Empresas de productos de limpieza.
Cosmetica y cuidado personal.
Sanitizantes, detergentes y desinfectantes.
Laboratorios o plantas que trabajan con formulas.
Empresas que requieren trazabilidad por lote.
Negocios que compran materias primas, producen, envasan y venden.

Usuarios que lo operan

El sistema esta pensado para que cada area use solo las funciones que necesita para su tarea diaria.

Produccion: crea, planifica, inicia y completa ordenes.
Deposito: controla stock, lotes, vencimientos y movimientos.
Calidad: registra especificaciones, controles y liberaciones.
Compras: registra proveedores, compras y recepcion de materias primas.
Ventas: registra clientes, ventas y estado de pago.
Administracion: revisa reportes, permisos, auditoria y configuracion.

Que problema resuelve

Ayuda a que la empresa sepa que tiene, que se produjo, que lote se uso, quien realizo cada operacion y si el producto esta habilitado para venderse.

Evita perder trazabilidad entre compra, produccion y venta.
Ordena la informacion de formulas y costos.
Facilita controles de calidad antes de liberar stock.
Permite investigar diferencias de stock o movimientos.
Centraliza documentos tecnicos y fichas de seguridad.

Dashboard

Para que sirve

El Dashboard es la pantalla principal que se ve al entrar al sistema. Sirve para tener una primera lectura del estado general de la operacion sin entrar modulo por modulo.

Que debe mirar el usuario

Indicadores generales: resumen de informacion importante de la planta o gestion diaria.
Stock y lotes: ayuda a detectar faltantes, bajo stock o situaciones que requieren revision.
Produccion: permite identificar ordenes pendientes, en proceso o completadas.
Calidad: orienta sobre controles, liberaciones o lotes que necesitan atencion.
Compras y ventas: da una vision rapida de movimientos comerciales recientes o pendientes.
Accesos rapidos: permite ir a los modulos operativos mas usados.

Como usarlo al iniciar el dia

Entre al sistema con su usuario.
Observe primero los indicadores y alertas visibles.
Si ve bajo stock, ingrese a Reporte de stock o Materias primas.
Si hay ordenes pendientes, ingrese a Produccion.
Si hay lotes retenidos o controles pendientes, ingrese a Calidad.
Si necesita revisar movimientos recientes, ingrese a Movimientos o Auditoria.

Si el Dashboard muestra...	Que significa	Que hacer
Stock bajo o sin stock	Puede faltar materia prima, producto o insumo para operar.	Revisar stock, lotes y compras.
Ordenes pendientes	Hay produccion que todavia no avanzo o no finalizo.	Entrar a Produccion y revisar estado.
Controles o lotes por calidad	Hay productos que aun no deben venderse.	Entrar a Calidad y verificar liberacion.
Movimientos recientes	Hubo entradas o salidas de stock.	Entrar a Movimientos si necesita investigar.

El Dashboard no reemplaza los modulos de trabajo. Es una vista de orientacion: muestra donde conviene mirar primero.

Flujo recomendado de operacion

Cargar o revisar proveedores, materias primas, productos terminados y clientes.
Registrar compras recibidas para crear lotes de materia prima y aumentar stock.
Crear y aprobar formulas antes de usarlas en produccion.
Crear una orden de produccion, planificarla, iniciarla y completarla.
Registrar control de calidad. Si aprueba, liberar el lote para venta o packaging.
Crear presentaciones y ordenes de envasado cuando el producto se venda en formatos comerciales.
Registrar ventas. El sistema descuenta stock de producto terminado y lotes liberados.
Usar trazabilidad, reportes y auditoria para investigar movimientos, lotes y acciones.

Procedimientos por modulo

Esta seccion esta pensada para usuarios sin experiencia. Siga los pasos en orden y revise siempre los datos antes de presionar Guardar, Completar, Iniciar, Liberar o Eliminar.

Materias primas

Use este modulo para cargar los insumos que luego se compran, almacenan y consumen en formulas.

Ingrese a Materias primas desde el menu lateral.
Use el buscador para verificar que la materia prima no exista duplicada.
Presione Nueva materia prima o Editar.
Complete nombre, codigo, proveedor, unidad, costo, stock minimo y estado.
Revise que la unidad sea la misma que se usara en formulas y compras.
Presione Guardar.

Si el insumo no se usara mas, cambielo a inactivo.
El stock no se carga manualmente aqui: normalmente aumenta con compras recibidas.

Productos terminados

Use este modulo para registrar los productos que se fabrican o venden.

Ingrese a Productos.
Busque por nombre o codigo para evitar duplicados.
Presione Nuevo producto o Editar.
Complete codigo, nombre, categoria, unidad de venta, presentacion, precio y estado.
Guarde el producto.
Luego cree o active una formula si el producto se fabrica internamente.

El precio sirve como referencia en ventas, pero puede modificarse al vender.
El stock aumenta al completar produccion o se ajusta por procesos relacionados.

Proveedores y clientes

Use estos modulos para mantener datos comerciales limpios antes de comprar o vender.

Ingrese a Proveedores o Clientes.
Busque por nombre, documento, email o telefono.
Presione Nuevo para crear o Editar para corregir datos.
Complete nombre, documento, email, telefono, direccion y estado.
Guarde el registro.

Use filtros de contacto para encontrar registros sin email o telefono.
Desactivar evita nuevos usos sin borrar operaciones anteriores.

Compras

Use compras para registrar materias primas compradas y, si ya llegaron, generar lotes y stock.

Ingrese a Compras y presione Nueva compra.
Seleccione proveedor y fecha.
Agregue una o varias materias primas.
Para cada item complete cantidad, unidad, costo, lote y vencimiento si corresponde.
Seleccione estado: Ordenada si aun no llego o Recibida si ya entro al deposito.
Revise el total y presione Guardar.

Solo una compra recibida aumenta stock y crea lotes.
Si edita o elimina una compra recibida, el sistema intenta revertir el stock.
No se podra revertir si el lote ya fue consumido en produccion.

Formulas

Use formulas para definir que materias primas y cantidades se necesitan para fabricar un producto.

Ingrese a Formulas.
Presione Nueva formula.
Seleccione el producto terminado y complete version, unidad base y rendimiento.
Agregue las materias primas con sus cantidades.
Revise que cada unidad sea correcta.
Guarde la formula.
Cuando este validada, use Aprobar y luego Activar si sera la formula principal.

No use formulas borrador para producir.
Use clonar para crear una variante sin empezar desde cero.
Use escalar para calcular cantidades para otro tamano de lote.

Ordenes de produccion

Use produccion para fabricar un producto a partir de una formula aprobada.

Ingrese a Produccion y presione Nueva orden.
Seleccione producto, formula aprobada, cantidad, fecha, equipo y responsable.
Guarde la orden.
Abra la orden con Ver.
Presione Planificar para calcular insumos requeridos.
Revise si hay stock suficiente.
Presione Iniciar para descontar materias primas.
Al terminar la fabricacion, presione Completar para generar el lote terminado.

Iniciar descuenta stock real de lotes.
Completar genera un lote que normalmente queda pendiente de calidad.
Cancele solo si la orden no seguira adelante.

Calidad

Use calidad para definir parametros esperados y registrar controles antes de liberar un lote.

Primero ingrese a Especificaciones y cargue los valores esperados del producto.
Luego ingrese a Calidad y presione Nuevo control.
Seleccione la orden de produccion terminada.
Cargue responsable, fecha, observaciones y resultados de ensayos.
Revise el resultado final: aprobado, observado o rechazado.
Guarde el control.
Si esta aprobado, use Liberar stock para habilitar el lote.

Un lote no liberado no deberia venderse.
Si un ensayo sale observado o rechazado, documente el motivo.

Seguridad quimica SDS/MSDS

Use este modulo para mantener informacion de seguridad de materias primas.

Ingrese a Seguridad quimica.
Busque la materia prima.
Presione Editar.
Complete ruta del archivo SDS, palabra de advertencia, riesgos, precauciones y EPP.
Indique almacenamiento recomendado, compatibilidades e incompatibilidades.
Cargue pictogramas GHS separados por coma.
Guarde la ficha.

Use el filtro Pendiente para encontrar fichas incompletas.
La informacion debe revisarse contra la ficha oficial del proveedor.

Packaging y envasado

Use estos modulos para convertir producto granel liberado en presentaciones comerciales.

Cargue primero Insumos de packaging: envases, tapas, etiquetas o cajas.
Cree la Presentacion del producto: contenido, unidad, codigo, precio y stock.
Ingrese a Ordenes de envasado y presione Nueva orden.
Seleccione lote granel liberado, presentacion y cantidad a envasar.
Guarde la orden.
Cuando el envasado termine, presione Completar.

Completar aumenta el stock de la presentacion.
Revise que el lote granel sea el correcto antes de completar.

Ventas

Use ventas para registrar salidas comerciales de productos terminados.

Ingrese a Ventas y presione Nueva venta.
Seleccione cliente, fecha y estado de pago.
Agregue uno o varios productos.
Seleccione lote si desea vender desde un lote especifico.
Complete cantidad y revise el precio unitario. Puede modificarlo antes de guardar.
Revise el total.
Confirme y guarde la venta.

Guardar descuenta stock del producto y del lote usado.
Si no hay stock liberado suficiente, la venta no debe guardarse.
Editar o eliminar una venta revierte el stock descontado.

Trazabilidad y recalls

Use trazabilidad para investigar el historial de un lote y recalls para registrar retiros de mercado.

Para investigar, ingrese a Trazabilidad o al reporte de trazabilidad.
Busque por codigo de lote.
Revise compras, consumos, produccion, envasado, ventas y movimientos relacionados.
Si debe registrar un retiro, ingrese a Retiros y presione Nuevo retiro.
Seleccione lote, estado, motivo, acciones, fecha de inicio y cierre si corresponde.
Guarde y actualice el estado hasta cerrarlo.

Documente siempre el motivo y acciones realizadas.
Use movimientos de stock para verificar cantidades afectadas.

Documentos tecnicos

Use este modulo para registrar documentacion de soporte: fichas, etiquetas, certificados, instrucciones o documentos para QR.

Ingrese a Documentos y presione Nuevo documento.
Seleccione el tipo de documento.
Complete titulo, ruta de archivo y contenido.
Marque publico solo si el documento puede compartirse fuera del sistema.
Guarde el documento.
Use el filtro Publicos para revisar documentos con token QR.

No marque como publico informacion interna o sensible.
Use titulos claros para que el buscador sea util.

Reportes, auditoria y configuracion

Use estos modulos para controlar informacion, revisar acciones y administrar accesos.

Ingrese a Reportes para consultar stock, trazabilidad o costos.
Use filtros para reducir la informacion a lo que necesita revisar.
Ingrese a Auditoria para ver acciones realizadas por usuarios.
Use Permisos solo si administra roles de acceso.
Use Configuracion solo para datos generales del sistema.

No cambie permisos sin confirmar el rol real del usuario.
Auditoria ayuda a entender quien modifico o registro informacion.

Datos maestros

Materias primas

Catalogo de insumos usados en formulas y produccion. Permite definir codigo, proveedor, unidad, costo, stock minimo y estado.

Use filtros para encontrar por nombre, codigo, proveedor, estado o stock.
El stock se actualiza principalmente por compras, consumos y ajustes.

Productos terminados

Catalogo de productos fabricados o vendidos. Incluye categoria, unidad de venta, precio, stock y formula activa.

Revise productos sin formula activa antes de producir.
El precio definido puede usarse como referencia en ventas.

Proveedores y clientes

Administran los datos comerciales para compras y ventas. Se pueden desactivar cuando ya no se usan.

Filtre por contacto incompleto para completar email o telefono.
Desactivar no borra el historial asociado.

Equipos

Registro de tanques, mezcladoras, reactores y lineas. Indica capacidad, unidad, estado y proximo mantenimiento.

Use estado Disponible, Ocupado, Mantenimiento, Limpieza o Inactivo.
Filtre mantenimientos vencidos o proximos para planificar tareas.

Como operar stock y lotes

Objetivo del usuario

El usuario debe poder saber que hay disponible, de que lote proviene, si esta vencido o por vencer, y por que motivo subio o bajo el stock.

Rutina diaria recomendada

Ingrese a Reporte de stock para ver el panorama general.
Filtre por bajo stock o sin stock para detectar reposiciones urgentes.
Ingrese a Lotes MP para revisar materias primas por vencimiento.
Ingrese a Lotes PT para revisar productos terminados liberados, retenidos o agotados.
Si hay una diferencia de cantidad, entre a Movimientos y busque por item, lote o referencia.

Situacion	Que debe hacer el usuario	Donde mirar
No encuentro stock de una materia prima	Buscar la materia prima, revisar lotes disponibles y verificar si hubo compras recibidas.	Materias primas, Lotes MP, Compras
Un lote esta por vencer	Priorizar su uso o informar a calidad/deposito segun procedimiento interno.	Lotes MP o Lotes PT
El stock bajo inesperadamente	Buscar movimientos de salida y revisar la referencia: venta, produccion, perdida o vencimiento.	Movimientos
Necesito saber si puedo vender	Verificar stock del producto y que exista lote terminado liberado.	Productos, Lotes PT, Ventas

Estados frecuentes

Disponible: puede usarse.
Cuarentena / retenido: no usar hasta liberar.
Liberado: apto para venta o envasado.
Rechazado: no debe utilizarse.
Agotado: ya no tiene cantidad disponible.
Vencido: revisar antes de cualquier uso.

Como operar produccion

Objetivo del usuario

El usuario debe poder crear una orden, consumir materias primas correctamente y generar un lote terminado trazable.

Antes de crear la orden

Confirmar que el producto terminado existe.
Confirmar que tiene una formula aprobada.
Confirmar que las materias primas tienen stock y lotes disponibles.
Confirmar equipo, cantidad a producir, fecha y responsable.

Operacion paso a paso

Entre a Produccion y presione Nueva orden.
Seleccione producto y formula aprobada. Si no aparece una formula, revise aprobacion de formulas.
Complete cantidad, equipo, fecha y responsable.
Guarde la orden.
Abra la orden con Ver y presione Planificar.
Revise insumos requeridos. Si hay faltantes, no inicie todavia.
Cuando deposito confirme disponibilidad, presione Iniciar.
Al iniciar, el sistema descuenta stock de materias primas.
Al terminar fisicamente el proceso, presione Completar.
Al completar, el sistema genera un lote terminado para control de calidad.

Boton	Cuando usarlo	Que pasa despues
Planificar	Cuando la orden ya esta cargada.	Calcula insumos y prepara requerimientos.
Iniciar	Cuando hay stock suficiente y la produccion comienza.	Descuenta materias primas.
Completar	Cuando el proceso termino.	Crea lote terminado pendiente de calidad.
Cancelar	Cuando la orden no se va a fabricar.	La orden queda detenida.

Como operar calidad y seguridad

Objetivo del usuario

El usuario debe poder definir parametros esperados, registrar ensayos y decidir si un lote puede liberarse.

Preparar especificaciones

Entre a Especificaciones.
Busque el producto. Si no existe especificacion, cree una nueva.
Complete pH, densidad, viscosidad, color, olor, apariencia u otros ensayos.
Marque la especificacion como activa.
Guarde.

Registrar control

Entre a Calidad y presione Nuevo control.
Seleccione la orden terminada.
Complete fecha y responsable.
Cargue los valores medidos.
Revise el resultado generado o seleccionado.
Guarde el control.
Si esta aprobado, abra el control y presione Liberar stock.

Resultado	Interpretacion para el usuario	Accion sugerida
Aprobado	El lote cumple especificacion.	Liberar si corresponde.
Observado	Hay diferencias o datos a revisar.	No liberar sin validacion responsable.
Rechazado	El lote no cumple.	No vender ni envasar. Documentar accion.

Seguridad quimica

En SDS/MSDS, complete riesgos, precauciones, EPP y pictogramas. Esta informacion ayuda al usuario de deposito, produccion y calidad a manipular materias primas de forma segura.

Como operar compras y ventas

Compra completa

Una compra representa ingreso de materias primas. Puede quedar ordenada o recibida.

Entre a Compras y presione Nueva compra.
Seleccione proveedor.
Agregue cada materia prima comprada.
Complete cantidad, unidad, costo y vencimiento.
Si la mercaderia ya llego, use estado Recibida.
Revise total y guarde.
Luego revise Lotes MP para confirmar que se creo el lote.

Ordenada no aumenta stock.
Recibida aumenta stock y crea lote.

Venta completa

Una venta representa salida de productos terminados. Puede incluir uno o varios productos.

Entre a Ventas y presione Nueva venta.
Seleccione cliente y fecha.
Indique estado de pago: pendiente, parcial o pagado.
Agregue productos vendidos.
Seleccione lote si corresponde.
Complete cantidad y revise precio unitario.
Confirme la venta con el mensaje de seguridad.
Revise Movimientos para ver la salida de stock.

La venta descuenta stock al guardarse.
Si no hay lote liberado suficiente, revise Lotes PT o Calidad.
Editar o eliminar revierte stock.

Stock y lotes

Lotes de materia prima

Muestran los lotes generados al recibir compras. Permiten controlar proveedor, vencimiento, cantidad disponible, costo y estado.

Use vencimiento para identificar lotes vencidos o proximos a vencer.
La cantidad disponible baja cuando una orden de produccion consume el lote.

Lotes de producto terminado

Se generan al completar produccion. Pueden quedar retenidos por calidad, aprobados, liberados, rechazados o agotados.

Solo los lotes liberados deben usarse para venta o envasado.
Controle vencimiento y disponibilidad antes de vender.

Movimientos de stock

Registro de entradas y salidas: compras, consumos de produccion, salida por venta, devoluciones, perdidas y vencimientos.

Use referencia para encontrar la compra, venta u orden que origino el movimiento.
Entradas aparecen como cantidades positivas y salidas como negativas.

Reporte de stock

Consolida existencias de materias primas, productos terminados, insumos de packaging y presentaciones.

Use filtros para detectar bajo stock, sin stock o items activos.
Revise el valor estimado para seguimiento economico.

Formulas

Funcion principal

Las formulas definen que materias primas y cantidades se necesitan para fabricar un producto terminado. Cada formula puede tener version, estado de aprobacion y costo estimado.

Crear Cargue producto, unidad base, rendimiento e insumos.
Aprobar Use solo formulas aprobadas para produccion.
Activar Define la formula principal de un producto.
Clonar o escalar Sirve para crear variantes o calcular cantidades segun lote.

Produccion

Ordenes de produccion

Una orden indica que producto fabricar, con que formula, cantidad, equipo, fecha planificada y responsable.

Planificar: calcula requerimientos de materias primas.
Iniciar: descuenta materias primas de lotes disponibles.
Completar: crea el lote de producto terminado.
Cancelar: detiene una orden que no seguira su curso.

Hoja de proceso

Dentro del detalle se consultan pasos de proceso, insumos requeridos, costos, estado y lote terminado generado.

Revise faltantes antes de iniciar.
Controle rendimiento teorico y real al completar.

Calidad y seguridad

Especificaciones de calidad

Definen valores esperados para un producto: pH, densidad, viscosidad, color, olor, apariencia y otros ensayos.

Mantenga activa la especificacion vigente.
Use filtros para encontrar productos sin parametros clave.

Controles de calidad

Registran resultados de ensayos sobre una orden o lote. El resultado puede ser aprobado, rechazado u observado.

Si el control aprueba, se puede liberar el lote.
El sistema compara mediciones con especificaciones cuando existen.

SDS / MSDS

Gestiona fichas de seguridad de materias primas: riesgos, precauciones, EPP, almacenamiento y pictogramas GHS.

Use documentacion pendiente para completar fichas incompletas.
Los pictogramas ayudan a identificar peligros rapidamente.

Documentos tecnicos

Centraliza fichas tecnicas, etiquetas, certificados, instrucciones, advertencias y documentos publicos para QR.

Marque como publico solo lo que pueda compartirse.
El token QR identifica documentos publicos.

Packaging y presentaciones

Insumos de packaging

Controla envases, tapas, etiquetas, cajas, precintos y otros materiales usados para envasar.

Revise stock bajo para reponer a tiempo.
El costo unitario ayuda a calcular impacto del packaging.

Presentaciones

Define formatos de venta: contenido, unidad, codigo, precio, stock y producto relacionado.

Ejemplo: bidon 5 l, botella 500 ml, caja x unidades.
El stock de presentaciones aumenta al completar envasado.

Ordenes de envasado

Transforman un lote granel liberado en una presentacion comercial.

Seleccione lote granel, presentacion y cantidad a envasar.
Al completar, aumenta el stock de la presentacion.

Compras y ventas

Compras

Registra compras a proveedores con una o varias materias primas. Si la compra queda como recibida, se crean lotes y se incrementa stock.

Estado Recibida impacta stock.
Editar o eliminar una compra recibida revierte el stock si el lote no fue consumido.
Use lote y vencimiento para mantener trazabilidad.

Ventas

Registra ventas a clientes con uno o varios productos. Permite modificar el precio unitario al momento de vender.

La venta descuenta stock del producto y del lote liberado usado.
Puede indicar pago pendiente, parcial o pagado.
Editar o eliminar una venta revierte el stock descontado.

Antes de confirmar una venta, revise producto, cantidad, lote, precio y estado de pago. El sistema descuenta stock al guardar.

Trazabilidad, recalls y reportes

Trazabilidad

Permite seguir un lote desde su origen hasta los movimientos relacionados. Es clave para investigar consumos, produccion, envasado y ventas.

Busque por codigo de lote cuando necesite reconstruir el historial.
Combine con movimientos de stock para validar cantidades.

Retiros de mercado

Registra recalls sobre lotes de producto terminado, con motivo, acciones, fecha de inicio, cierre y estado.

Use abierto, en proceso y cerrado para seguimiento.
Documente claramente acciones tomadas.

Reportes

Incluyen stock, trazabilidad y costos de produccion. Ayudan a tomar decisiones y revisar situaciones especificas.

Use filtros para acotar por producto, tipo, estado o lote.
Revise costos para entender margen y consumo.

Gestion interna

Auditoria

Muestra acciones importantes realizadas dentro del sistema, como registros, actualizaciones, eliminaciones y cambios de estado.

Use filtros para buscar por usuario, accion, modulo o fecha.
Sirve para revisar quien hizo cada operacion.

Permisos y configuracion

Permiten administrar accesos por perfil y datos generales del sistema. Deben ser usados por personal autorizado.

Asigne permisos segun la tarea real del usuario.
Revise configuraciones antes de iniciar operacion productiva.

I+D / laboratorio

Registra proyectos de desarrollo, producto relacionado, etapa, estado, objetivo y resultados.

Use etapas de laboratorio, piloto, listo para produccion o convertido.
Documente resultados para decidir si pasa a formula productiva.

Buenas practicas de uso

Recomendaciones para operar sin errores

Complete codigos, unidades y estados antes de usar un item en operaciones.
No produzca con formulas no aprobadas.
No venda lotes sin liberar por calidad.
Revise vencimientos antes de consumir o vender.
Use observaciones/notas cuando una operacion requiera contexto.
Antes de guardar compras, ventas, produccion o envasado, confirme cantidades y unidades.
Use filtros y reportes para investigar diferencias de stock.